Cách viết email xin lỗi sếp bằng tiếng anh & tiếng việt khôn ngoan nhất

Cách viết email xin lỗi sếp bằng tiếng anh & tiếng việt nay mà chúng tôi sắp sửa mách nước cho bạn ngay sau đây chính là những thủ thuật cơ bản giúp bạn vừa lấy lòng được ông chủ của mình lại vừa có thể gây ấn tượng tốt bằng sự chuyên nghiệp trong văn phong email. Ngày nay, khi xã hội đã ngày càng phát triển lên một tầm cao mới, công nghệ điện tử cũng đã có những bước tiến đáng kể hơn, người ta không còn ngồi bàn gỗ để viết thư tay xin việc, thư tay cảm ơn hay xin lỗi nữa mà thay vào đó là thể hiện tất cả mọi thứ qua email vừa nhanh chóng, đơn giản lại thuận tiện. Kì trước, chuyên mục đã giới thiệu tới bạn cách viết email xin việc, cách viết email xin thực tập,…thì lần này cũng là hai ngôn ngữ quen thuộc tiếng anh và tiếng việt, xin gửi tới quý bạn đọc vài thủ thuật, thao tác cơ bản để hoàn thành một bức thư email xin lỗi sếp tổng một cách chân thành nhất, tin chắc sau khi nhận được, sếp bạn sẽ hết sức thông cảm cho những lỗi lầm không đáng có trong quá trình làm việc sơ xuất vừa qua.Nào hãy cùng www.hi5.vn chúng tôi tìm hiểu cách viết email xin lỗi sếp hay và khôn ngoan nhất ngay bây giờ nhé!

Viết email xin lỗi sếp hiệu quả nhất với 8 quy tắc cơ bản không thể quên

1. Nghĩ trước khi viết

Trước khi bắt đầu soạn một email, hãy nghĩ kỹ về những gì bạn định viết và liệu email ấy có thật sự hiệu quả cho mục đích viết hay không. Ví dụ như, nếu bạn đang cố gắng giải quyết các vấn đề của một ai đó thì hãy gọi điện trực tiếp cho người đó. Nếu bạn muốn giải thích một quy trình nào đó thì hãy giải thích trực tiếp, điều này sẽ hiệu quả hơn là kể về quy trình đó qua email (bạn có thể sử dụng dịch vụ như WebEx). Nếu muốn chỉ ra một vấn đề cấp bách với đồng nghiệp tại cơ quan thì hãy nói chuyện riêng với họ.

2. Viết email thật đơn giản

Email sẽ hiệu quả nhất đối với các yêu cầu và thông điệp đơn giản trong 2 dòng. Ví dụ như “Bạn có thể gặp mình lúc 4 giờ không?” hay “Bạn có dữ liệu này chưa?” Nếu email của bạn nằm trong một chuỗi dài có từ 2 email trở nên thì người nhận thường quên mất email gốc của bạn.

3. Viết email ngắn

Mọi người ưa thích sử dụng email vì sự nhanh chóng và dễ dàng. Nếu email trở nên dài hơn hoặc phức tạp hơn thì bạn sẽ mất nhiều thời gian viết hơn và khó thu hút người nhận hơn. Theo Bertolo, “nếu một email dài hơn 12 dòng và có đến 2 mạch nội dung thì bạn đang làm lãng phí thời gian cũng như đang làm nhạt dần email của mình”.

4. Sử dụng dòng Subject

Mọi người sử dụng các dòng subject như một thanh công cụ trong hòm thư đến để cho biết cần làm gì. Để giúp người nhận phân loại tầm quan trọng của vấn đề và hiểu rõ mục đích của email, dòng Subject cần phải rõ ràng. Theo Bertolo,“Hãy nói cho người nhận biết bạn muốn gì trên dòng subject. Sau đó, thay vì đánh dấu email và phân loại mức độ quan trọng của email thì người sử dụng hãy đặt hạn cuối mà người gửi muốn nhận được thư trả lời trên dòng Subject”

5. Đặt cấu trúc cho email

Theo Bertolo, “Một email theo đúng chuẩn mực cần có phần mở đầu, phần thân và phần kết thúc email”. Mục đích của email nên rõ ràng trong phần thân, trong đó nêu rõ những việc gì cần phải làm. Các câu nên chỉ có 15 từ hoặc ít hơn. Phần mở đầu và kết thúc không nên quá tổng cộng 7 dòng, còn phần thân không nên quá 5 dòng.

6. Làm chủ email của mình

Bertolo cho rằng nên hỏi người nhận email của mình những câu hỏi như: “Tôi có thể giúp gì được hay không? Tôi đã cung cấp đủ thông tin cho bạn hay chưa?”

7. Tránh những từ ngữ và cấu trúc khó hiểu

Cách bạn giao tiếp qua email cho thấy mức độ chuyên nghiệp của bạn như thế nào. Tránh những từ ngữ mang tính xúc phạm và châm biếm. Ngay cả khi ai đó gửi đến bạn một bức thư khiếm nhã thì bạn vẫn có thể trả lời thư một cách lịch sự. Bà cũng khuyến cáo nên tránh các câu hỏi mang tính phòng thủ như “Tại sao dự án của bạn lại chậm trễ như thế?”.Cách tốt nhất để xác định những vấn đề ấy là liên lạc qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp. Cũng nên tránh các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như “Tại sao bạn lại…”, “Bạn phải…..”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc …”, và “Tôi không hiểu tại sao bạn …”. Những câu hỏi này cho thấy sự thất bại trong giao tiếp mà chắc chắn là email không thể sửa chữa những thất bại này được (hoặc ít nhất là nhanh chóng sửa chữa những thất bại này).

8. Cẩn thận trong việc chọn Blind Copy và Reply All

Theo Bertolo, lý do duy nhất để sử dụng Blind copy là để không làm lộ địa chỉ người nhận. Ví dụ như bạn muốn gửi email đến toàn bộ thành viên trong một hệ thống để thông báo về một công việc mới thì hãy để tất cả địa chỉ người nhận ở dạng Blind copy để mọi người không thể nhìn thấy địa chỉ email của những người khác nữa. Không sử dụng Blind copy để lén lút chia sẻ thông tin mật cho những người khác.

Nên tránh sử dụng Reply all. Ví dụ như sếp của bạn gửi yêu cầu họp hoặc đường link đến một bài báo cho mọi người trong nhóm và bạn cần trả lời email ấy thì hãy chỉ trả lời sếp của bạn thôi. Theo Bertolo, việc trả lời tất cả sẽ làm phiền những người khác nữa.

Gửi email cho sếp thế nào cho chuyên nghiệp?

Văn phong phù hợp:

Email thực chất là sự kết nối, liên lạc trong mọi việc, nhất là trong kinh doanh, gửi email có thể hiểu là sự thay thế cho một bức thư trang trọng. Vì thế, email được đánh giá cao cả về nội dung lẫn hình thức và sự nhanh chóng. Bên cạnh nội dung chính cần chuyển tải, bạn cũng cần tùy thuộc vào từng đối tượng để có phong cách viết cho phù hợp.

Nếu người nhận là đối tượng hoàn toàn mới, bạn chưa từng quen biết hay gửi email trước đó thì bạn hãy chọn cách viết trang trọng từ lời chào mở đầu cho đến cách trình bày email. Đối với những người đã quen biết, gửi mail trao đổi nhiều lần thì sự trang trọng đó có thể giảm đi chút ít và bạn có thể diễn đạt một cách gần gũi, giản dị hơn.

Với bạn bè, người thân, hãy viết những gì bạn nghĩ, nói những điều bạn muốn một cách thoải mái, không cần dè chừng ý tứ, miễn là truyền tải được nội dung chính một cách rõ ràng, dễ hiểu.

Vì vậy, khi viết email, bạn nên tùy thuộc vào hoàn cảnh, đối tượng để có cách trình bày diễn đạt linh hoạt, phù hợp.

Lời chào đúng mực:

Dù là lời chào mở đầu bức thư hay lời chào kết thúc, bạn cũng phải xem đối tượng là ai để lựa chọn ngôn từ cho phù hợp. Với những email cần sự trang trọng, tốt nhất là nên mở đầu bằng “Dear” cùng với tên người nhận (có thể xem trong địa chỉ email của họ). Để lịch sự hơn, bạn có thể thêm cả tên đệm của họ, hoặc sử dụng Mr, Ms trước tên riêng.

Trong trường hợp không biết tên của người nhận, bạn có thể mở đầu email bằng lời chúc ngày mới tốt đẹp, nhưng nhớ, khi đã biết tên thì không bao giờ dùng cách nói này.

Với những email không cần phải quá trang trọng, bạn có thể dùng câu chào “xin chào” “chào buổi sáng”… để mở đầu.

Một điều cần chú ý là lời chào và lời kết nên tương ứng, bạn nên dựa vào mức độ trang trọng để có những lời chào phù hợp. Với email trang trọng, có thể dùng “Kind regards”, văn phong gần gũi hơn có thể dùng “Regards” hoặc “Best” thay lời kết.

Nghĩa là, trong bất cứ trường hợp nào, bạn cũng cần phải xác định rõ đối tượng nhận email để có cách xưng hô đúng mực.

Gửi file đính kèm:

Dù là email loại nào, bạn cũng không nên gửi những file đính kèm với quá nhiều hình ảnh, đồ họa. Nếu cần thiết phải gửi file đính kèm, hãy nhớ là chỉ gửi file không quá 100Kb. Nếu như bạn gửi kèm với email những file quá nặng cho người bạn đã quen biết, tốt nhất, nên hỏi trước xem họ có chắc chắn sẽ nhận được những file đó hay không.

Hơn thế, trong mọi trường hợp, nên giữ những thông điệp cần truyền tải thật ngắn gọn, để gửi đi thật nhanh chóng, điều đó đồng nghĩa với việc không nên kèm thêm quá nhiều hình ảnh, văn bản phức tạp. Đặc biệt, trong điều kiện ngày nay, bạn có thể upload những file đó lên internet qua những trang chia sẻ như Google Docs… và gửi link cho họ thay vì đính kèm trong email. Cách làm này đơn giản và thể hiện sự chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

Cách viết một bức email xin lỗi gửi sếp bằng tiếng Việt chuẩn nhất

Chị kính mến!

Xin chị cho phép em được mạo muội gửi đến chị bức mail này vì thật sự em nghĩ rằng nó rất cần thiết để chuyển tải tất cả tâm ý của em đến chị, chuyển tải sự thật đến chị để chị có thể suy xét vấn đề từ cả 2 chiều. Nếu chị nghĩ rằng việc bỏ thời gian nghe giải bày để có thể hiểu rõ và hiểu đúng nhân viên mình hơn đồng thời giúp xóa bỏ những hiểu lầm đang tồn tại của Chị đối với em là việc mất thời gian vô ích thì xin chị cứ dừng tại đây. Không cần đọc tiếp vì không cần thiết phải phí thời gian quý báu vào điều thâm tâm không muốn cảm thông và chia sẽ.

Nếu vì sự thông hiểu và mong muốn thông hiểu, vì sự công tâm suy xét và giải quyết vấn đề cách đầy phân minh và công bằng, vì những hành động khuyến khích và tôn vinh sự thật, mà chị muốn đọc tiếp mail này, Em xin phép gửi đến chị sự cảm kích và chân thành biết ơn đầu tiên của em đối với Giám đốc của mình.

Thưa chị,

Đầu tiên xin chị nhận ở em lời chân thành xin lỗi cho những hành động quá khích ngày hôm đó nếu những hành động hay lời nói bộc lộ trong lúc không kềm chế đó khiến chị không vui và nghĩ rằng em vô lễ đối với chị. Đến giờ em cũng bất ngờ với chính bản thân mình vì những hành động bồng bột đó, vì trước giờ, chưa bao giờ em thiếu kiểm sóat trong hành động lời nói của mình như vậy. Chị có thể tìm hiểu em qua anh Trìu hay mọi người để hiểu thêm về em như 1 người rất bình tĩnh, chân thành và nhã nhặn trong mọi hòan cảnh, nhất là trong công việc. Thế nhưng em đã phản ứng như ngày hôm đó cũng chỉ vì quá bất ngờ và bức xúc trước những lời cáo buộc thiếu chính xác và vu oan 1 cách không thể tưởng tượng nỗi đến như vậy dành cho mình. Và em cảm nhận được rằng chị đã tin tưởng hòan tòan vào lời vu cáo đó mà thậm chí không cần nghe lời giải thích từ nạn nhân để có thể phân định 1 cách chính xác và trung thực vấn đề…Em cảm thấy mình bị xúc phạm ghê gớm khi bị người khác gán cho mình cái tội mà mình không hề làm bởi lý do cá nhân nào đó mà bản thân em không thể hiểu nỗi. Em cảm thấy rất buồn và thất vọng khi cảm nhận rằng chị đã nghĩ những tình cảm kính trọng mà em dành cho chị chỉ là sự giả dối và bợ đỡ…

Thưa chị, như đã khẳng định ngay lúc đó và mọi người có mặt tại thời điểm đó cũng làm chứng cho em rằng “Em không hề nói câu nói với những hàm ý vô lễ đối với chị như chị đã được chuyển tải từ người nào đó”. Em đủ thông minh để hiểu được những tác hại của lời nói thiếu ý tứ và tôn trọng Sếp mình đối với công việc và vị trí mình đang muốn tồn tại. Em đủ thẳng thắng và trung thực để mạnh dạn trình bày, góp ý xây dựng với chị về tất cả những việc liên quan đến công tác của bản thân em tại Travellive (như chị đã biết trong thời gian qua em làm việc tại đây).Em đủ lòng tự trọng để không cho phép mình tồn tại nơi này vì sự thương hại của cấp trên hay sự bợ đỡ, xu nịnh của bản thân đối với BGĐ. Chính vì thế, thật sự em cảm thấy bản thân mình bị xúc phạm ghê gớm khi chị nói câu “Em viết mail cho chị tòan để Chị kính mến….thế mà sau lưng chị lại nói những lời vô lễ như vậy…”. Đó là sự ngầm bảo em giả dối và xu nịnh trong khi đó chính là 2 điều em căm ghét nhất trong cuộc đời của mình…

Em chỉ mong chị hiểu em hơn và nếu có thể, qua bức mail này, giúp chị giải tỏa được hiểu lầm của chị đối với em và gia tăng niềm tin của chị dành cho nhân viên mình để họ có thêm nhiều động lực hòan thành tốt công tác của mình và cống hiến hết sức lực vì lợi ích phát triển chung của Công ty, em sẽ biết ơn và cảm kích vô cùng.

Nếu chị vẫn nghĩ những lời chia sẽ tận đáy lòng của em là giả dối hay chống chế. Em cũng không còn gì để nói và không dám làm phiền chị thêm nữa. Có lẽ em phải xin phép chị được rút lui khỏi vị trí hiện tại vì không thể chịu đựng và đối mặt với nỗi bức xúc, thất vọng và chán nãn khi phải làm việc và cống hiến trong hòan cảnh mang trong lòng mình cả 1 nỗi oan ức quá lớn và không thể giải thóat như thế này. Em xin được cám ơn chị vì tất cả những điều tốt đẹp trong thời qua chị đã làm vì hỗ trợ những nhân viên mới như em. Sẽ không bao giờ quên tất cả những gì không thể quên…

Kính chúc chị nhiều sức khỏe, hạnh phúc và thành công trong cuộc sống!

Rất trân trọng!

Vừa rồi là bài tham khảo nhanh cách viết email xin lỗi sếp bằng tiếng anh & tiếng việt khôn ngoan nhất, mong rằng đây sẽ là một bí quyết cần thiết trong giao tiếp ứng xử với cấp trên của bạn khi vô tình mắc phải một sai lầm đáng tiếc nào đó trong quá trình công tác. Viết email xin lỗi sếp ngày nay đã trở nên dễ dàng và phổ biến hơn bao giờ hết, đây cũng là cách mà dân văn phòng hay dùng nhiều khi không có thời gian ngồi viết thư tay như trước kia vừa không lịch sự vừa không chuyên nghiệp trong môi trường làm việc năng động hiện đại. Nói chung, chỉ cần tuân thủ đúng các quy tắc, format hướng dẫn viết email xin lỗi là bạn đã hoàn thành một lá thư điện tử ngắn gọn gửi tới cho sếp của mình rồi. Chúc thành công. Hãy luôn đồng hành và ủng hộ www.hi5.vn nhé!

Những Câu Nói Hay –

• Cách viết email xin việc bằng tiếng anh chuyên nghiệp và hay nhất

• 99 cách viết email xin việc tiếng anh & tiếng việt gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

• Cách viết email xin lỗi sếp bằng tiếng anh & tiếng việt khôn ngoan nhất

• Cách viết email xin thực tập ấn tượng theo từng chuyên ngành

• 99 Cách viết email xin lỗi khách hàng bằng tiếng anh & tiếng việt chuẩn nhất

• 100 mẫu câu thường dùng khi viết email bằng tiếng anh

• Download mẫu CV xin việc qua email tiếng việt và tiếng Anh được đánh giá cao nhất

• 99 Cách viết thư xin thực tập bằng tiếng anh & tiếng việt thông minh cho sinh viên

• 99 cách viết email xin việc tiếng anh & tiếng việt gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

• Những bài thơ chúc mừng sinh nhật hay hài hước và bá đạo nhất

• Tuyển tập 101 lời chúc ngủ ngon hay bằng tiếng Việt, Anh, Hàn, Trung cho bạn bè

• 1001 Lời chúc mừng sinh nhật người yêu hay lãng mạn ngọt ngào nhất thế giới

• 500 mẫu câu tin nhắn chúc ngủ ngon dành cho người yêu hay nhất hành tinh

• Tổng hợp các kí tự đặc biệt đẹp cầu kì trong facebook, game, yahoo và zalo 2018